Один проездной билет на общественный транспорт для всех работников: как оформить его использование?

Добрый день ! Наша организация покупает транспортную карту для поздок своих сотрудников. Поездки совершаются на предприятия клиентов в рабочее время. Транспорная карта одна и пользуются ею все сотрудники предприятия по мере необходимости. Достаточно ли приказа со списком должностей , которыми имеют право на пользование такой картой или нужен еще какой-то документ ? Я так понимаю, что если бы мы выдавали эту карту конкретному сотруднику , то были бы обязаны удержать взносы в ПФР и ФСС , НДФЛ. Спасибо за ответы